Wohngeldabrechnung

Diese Abrechnung wird für sämtliche Eigentümer einer Wohnungseigentümergemeinschaft einmal im Jahr von der Verwaltung erstellt. Darin sind sämtliche Kosten aufgeführt, die von der Gemeinschaft getragen werden müssen. Diese werden in der Regel nach den individuellen Eigentumsanteilen aufgeschlüsselt. Die Abrechnung muss dabei auf der jährlich stattfindenden Eigentümerversammlung von der Verwaltung vorgestellt werden. Dabei ist es die Aufgabe aller Eigentümer, diese Abrechnung mit Stimmenmehrheit zu genehmigen. Dieser Ablauf ist gesetzlich vorgeschrieben und dient dem Schutz der Eigentümer. Sollten sie mit den aufgeführten Kosten nicht einverstanden sein, können sie die Abrechnung auch ablehnen. Dafür ist jedoch eine absolute Mehrheit notwendig.

Was enthalten Wohngeldabrechnungen?

Wohngeldabrechnungen müssen stets eine übersichtliche Aufstellung aller Einnahmen sowie Ausgaben enthalten, die im Rahmen der Instandhaltung und Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums entstanden sind. Dabei werden unterschiedliche Kostenpunkte untereinander aufgelistet und schließlich addiert. Einen großen Teil der Gemeinschaftskosten stellen in der Regel die Wasser- und Abwasserkosten dar. Darüber hinaus werden ebenfalls die Heizkosten sowie sämtliche Kosten der Müllbeseitigung dargestellt. Heizkosten dürfen jedoch nur dann in den Wohngeldabrechnungen auftauchen, wenn es eine gemeinschaftliche Heizungsanlage im betreffenden Objekt gibt.

Den Ausgaben sind in der Bilanz sämtliche generierten Einnahmen gegenüberzustellen. Dabei sollte der Verwalter neben den Zinserträgen aller Bankkonten der Gemeinschaft auch die Erträge aus den Vermietungen des gemeinschaftlichen Eigentums auflisten. Darüber hinaus stellen ebenfalls die Beitragsleistungen aller Wohnungseigentümer, die für die vorgesehene Instandhaltungsrückstellung erhoben wurden, einen wichtigen Posten dar.

Nachdem sowohl die Einnahmen als auch die Ausgaben aufgelistet wurden, muss der Verwalter aus beiden Summen ein Ergebnis berechnen. Darüber hinaus ist er gemäß §28 WEG dazu verpflichtet, aus diesem Ergebnis einen Wirtschaftsplan abzuleiten. Wird dieser von den Wohnungseigentümern angenommen, sind diese jedoch zur Leistung des sogenannten Hausgelds verpflichtet. Dabei handelt es sich um entsprechende Vorschüsse, die nach ausdrücklichem Abruf des Verwalters geleistet werden müssen.

Zusammengefasst müssen Wohngeldabrechnungen daher sämtliche geflossenen Einnahmen sowie Ausgaben enthalten und darüber hinaus die Entwicklung der Instandhaltungsrücklage abbilden. Daraus können die Wohnungseigentümer ableiten, wie hoch ihr derzeitiges Vermögen ist und mit welchen Zahlungen sie gegebenenfalls im Rückstand sind. Dabei hat der Verwalter die Pflicht, sämtliche entstandenen Kosten für die Wohnungseigentümer separat auszuweisen. Dadurch sind die Wohnungseigentümer in der Lage, eine Heiz- und Betriebskostenabrechnung für ihre Mieter zu erstellen. Eine zeitnahe Erstellung der Wohngeldabrechnungen ist deshalb überaus wichtig. Wird die Abrechnung vom Verwalter den Eigentümern erst sehr spät vorgelegt, verzögert sich der gesamte Prozess. Das führt in der Regel dazu, dass die Erstellung der Heiz- und Betriebskostenabrechnung später fertiggestellt ist und eine dringend erforderliche Anpassung der zu leistenden Vorauszahlungen nicht zeitnah erfolgen kann.

Beispielrechnung – so sehen Wohngeldabrechnungen meist aus

Aus den bereits genannten Anforderungen kann ein allgemeingültiges Design abgeleitet werden, nach dem sämtliche Wohngeldabrechnungen erstellt werden müssen. In der Praxis hat sich dabei das folgende Format etabliert:

Welchen Anforderungen muss die Wohngeldabrechnung entsprechen?

Der Bundesgerichtshof stellt fünf grundlegende Anforderungen an eine vollständige Abrechnung:

• Besonders wichtig ist dabei der Grundsatz der Vollständigkeit. So muss jede rechtskräftige Abrechnung sämtliche geflossenen Einnahmen und Ausgaben beinhalten und übersichtlich auflisten. Nur dadurch kann von den Eigentümern eine fundierte Entscheidung getroffen werden.
• Darüber hinaus muss aus der Darstellung des Verwalters stets die exakte Entwicklung der Instandhaltungsrücklagen ersichtlich sein. Diese Darstellung ist besonders wichtig, da sie den Eigentümern einen guten Überblick über die Vermögenslage der Gemeinschaft ermöglicht. Außerdem muss sie einer intensiven Plausibilitätsprüfung standhalten können.
• Weiterhin ist besonders wichtig, dass die Eigentümer aus der Entwicklung ihrer Instandhaltungsrücklage eindeutig schlussfolgern können, mit welchen Zahlungen sie aktuell im Rückstand sind. Auf diese Weise wird vermieden, dass einige Eigentümer ihren Zahlungsverpflichtungen aufgrund von Unkenntnis nicht in voller Höhe nachkommen.
• Eine übersichtliche Darstellung der Entwicklung ist nur dann möglich, wenn neben den bereits durchgeführten Zuführungen ebenfalls sämtliche laut dem Wirtschaftsplan vorgesehenen Beiträge berücksichtigt werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die Eigentümer erfahren, welche Auswirkungen ihre Zahlungen auf die Instandhaltungsrücklage haben sowie deren Bedeutung erkennen.
• Letztlich muss die Abrechnung ohne die Hilfe einer fachkundigen Person auch für Laien verständlich sein. Aus diesem Grund muss der Verwalter auf die Verwendung von Fachbegriffen verzichten und die Wohngeldabrechnungen stets in einer angemessenen Weise formatieren.

Welchen Einfluss hat die Instandhaltungsrücklage auf die Abrechnung

Die Instandhaltungsrücklage ist einer der wichtigsten Posten der gesamten Abrechnung. Dabei handelt es sich um eine Rücklage, die von den Eigentümern gebildet wird, um zukünftige Instandhaltungsmaßnahmen finanzieren zu können. Dabei entstehen für die jeweiligen Eigentümer fortwährend Kosten. Aus diesem Grund wurde die Instandhaltungsrücklage vor einigen Jahren noch von zahlreichen Verwaltern als Teil der Ausgaben gewertet.

Der Bundesgerichtshof beschloss jedoch im Jahr 2010, dass die Bildung von Instandhaltungsrücklagen nicht als Ausgabe in die Abrechnung einfließen darf. Stattdessen muss sie als Einnahme verbucht werden, da jede Einzahlung eine Zuwendung für die gesamte Gemeinschaft darstellt. Darüber hinaus ist die Instandhaltungsrücklage als Einbringung von Eigenkapital zu werten und wird dadurch den Vermögensquellen zugeordnet. Gleichzeitig beschloss das Gericht, dass nicht nur die bereits gezahlten Anteile der Eigentümer als Einnahmen auszuweisen sind, sondern ebenfalls die geplanten und geschuldeten Leistungen.

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